|
| |
|
|
Volkshuisvesting Arnhem: eerst de mens
21 juni 2010
Volkshuisvesting Arnhem gaat haar primaire informatiesysteem vervangen. Stap één: de ontwikkeling van de eigen medewerkers.
Volkshuisvesting Arnhem, een woningcorporatie met 180 medewerkers en 13.500 VHE’s, wil met een nieuw primair informatiesysteem een technologisch up-to-date platform, ter ondersteuning van de werkprocessen. Tegelijkertijd moet er meer eenvoud en flexibiliteit in die processen komen. Ook streeft de corporatie naar meer actualiteit en consistentie van de gegevensbronnen. Volkshuisvesting Arnhem vroeg M&I/Partners om te helpen bij de voorbereiding op de overgang naar een nieuw primair systeem.
Volwassen klant
Samen stelden Volkshuisvesting Arnhem en M&I/Partners een ontwikkelaanpak op. Centraal daarin staan de ontwikkeling van de eigen medewerkers en het investeren in (een beschrijving van de) gegevensdefinities en werkprocessen. Deze manier van werken heeft geleid tot veel draagvlak bij alle betrokkenen. De ontwikkeling van de eigen medewerkers zorgt ervoor dat zij beter in staat zijn met de leverancier van het nieuwe primaire systeem van gedachten te wisselen over de gewenste werkprocesondersteuning. M&I/Partners ondersteunt deze ontwikkeling. Zo zijn er bijvoorbeeld gezamenlijke referentiebezoeken afgelegd.
Het beschrijven van de werkprocessen en de gegevensverzamelingen vergroot het inzicht in de huidige en toekomstige wensen en eisen voor een nieuw primair systeem. Een voorbeeld: de corporatie wil de ondersteuning door Excel minimaliseren. Daarom wordt eerst inzichtelijk gemaakt welke processtappen in de huidige situatie met Excel worden ondersteund; dit inzicht kan worden gebruikt voor de specificatie van benodigde systeemfuncties.
Verbeterpotentieel
Volkshuisvesting Arnhem wil een nieuw informatiesysteem niet alleen gebruiken om de huidige werkprocessen te ondersteunen. In de transitie naar het nieuwe systeem moeten ook verbeteringen van de werkprocessen worden doorgevoerd. Om dat te bereiken moet er eerst inzicht komen in het ‘verbeterpotentieel’. Ook dient er een beoordelingskader te zijn voor ‘goede’ werkprocessen.
Met workshops en het beschrijven van de huidige werkprocessen kwam het ‘verbeterpotentieel’ in beeld. In de workshops, die vorig jaar in de hele organisatie plaatsvonden, is nagedacht over de gegevensdefinities (van termen als vastgoed en onderhoud), de definitie van de dienstverlening van Volkshuisvesting en de (sturing op de) bijbehorende werkprocessen. Door dit proces gezamenlijk door te maken is het ‘verbeterpotentieel’ van de werkprocessen inzichtelijk geworden voor alle betrokkenen. Procesmodelleerders uit eigen gelederen beschrijven momenteel, samen met de procesbeheerders, de werkprocessen en de (gewenste) systeemondersteuning. Ook dit vergroot het inzicht in het ‘verbeterpotentieel’.
Parallel aan deze activiteiten zijn met het managementteam ontwerpkaders ontwikkeld voor de inrichting van de werkprocessen en het systeem. Dit zijn de kaders voor de beschrijving van de gewenste werkprocessen en de bijbehorende systeemondersteuning. Een voorbeeld van een richtlijn uit dit kader, over de status van het vastgoed: ‘Het is óf in ontwikkeling óf in exploitatie óf verkocht óf gesloopt’. De kaders vormen ook een middel om de huidige werkprocessen te beoordelen.
De juiste volgorde
Volkshuisvesting heeft er in samenspraak met M&I/Partners voor gekozen om eerst te werken aan de beschrijving van haar gegevens(definities), daarna aan die van de processen en de sturing daarop en tenslotte aan de systeemspecificaties. Deze ontwikkelvolgorde is de meest natuurlijke en biedt de grootste kans op succes.
Eerst de gegevens. Gegevens zijn het meest stabiele deel van de organisatie. Corporaties hebben te maken met gegevens als vastgoed, relaties, klanten en geld. Door eerst stil te staan bij de definitie van deze gegevens wordt het makkelijker om de processen te beschrijven. Voor bijvoorbeeld de registratie van het vastgoed is gekozen voor de definities in de BAG (Basis Administratie Gebouwen).
Dan de processen. Door de werkprocessen vast te leggen in een procesmodellering tool worden handmatige processtappen onderscheiden van geautomatiseerde (systeemondersteunde) stappen. Het vastleggen van de werkprocessen (inclusief de procesindicatoren) leidt tot inzicht in het ‘verbeterpotentieel’ van deze processen. Zo wordt bijvoorbeeld duidelijk welke stappen beter geautomatiseerd kunnen worden.
En ten slotte het systeem. Als de werkprocessen eenmaal expliciet in beeld zijn, kunnen de wensen en eisen voor een nieuw primair systeem worden gedefinieerd. In deze fase bevindt Volkshuisvesting Arnhem zich: nog dit jaar hoopt de woningcorporatie een nieuw primair systeem te kiezen. Ze heeft het voornemen in 2011 te starten met de implementatie. Ook dan houdt Volkshuisvesting vast aan het principe ‘eerst de mens, dan de organisatie en ten slotte het systeem’.
Voor meer informatie over Volkshuisvesting Arnhem, zie: www.volkshuisvesting.nl
| |
|
