|
| |
|
|
ICT-sturing bij een kleine dienst in een grote gemeente
Interview met opdrachtgever Frank van der Post
18 februari 2010
De dienst Jeugd, Onderwijs en Samenleving (JOS) van gemeente Rotterdam werkt aan opvoeding en opleiding en aan het kansrijk krijgen of houden van wijken. Dit doet zij samen met scholen, instellingen, corporaties en ondernemers in Rotterdam.
De informatievoorziening binnen JOS was lange tijd zaak van de afdelingshoofden. Versnippering van de informatievoorziening in de organisatie is het gevolg. De nieuwe directie van JOS wil dienstbreed grip krijgen op de informatievoorziening. En graag in begrijpelijke taal. Hierbij wil JOS de werkprocessen verbeteren en haar diensten zo efficiënt mogelijk op de markt zetten.
Gebiedsgericht werken, shared services, samenwerking met diensten en ketenpartners, concernsystemen, systemen voor G4-ontwikkelingen, werken onder architectuur, procesondersteuning van de eigen bedrijfsvoering. Er speelt nogal wat op ICT-gebied binnen en buiten JOS, maar wat betekent dat voor de informatievoorziening? Hoe krijgt JOS grip op het in samenhang ontwikkelen ervan?
Frank van der Post, hoofd Mensen en Middelen, vertelt over het opzetten van de sturing op de informatievoorziening binnen JOS. Bob Hotho en Antoon van Luxemburg, beiden senior adviseur bij M&I/Partners, schreven hiervoor het informatieplan. Bob vervulde een jaar lang de rol van informatiemanager. Frank: “Mijn grootste zorg vooraf was of we samen de juiste toon en taal konden vinden. Binnen de vakgebieden informatiemanagement en ICT wordt veel jargon gebruikt. En binnen een dienst als JOS zijn dingen dan vaak snel ‘te technisch’. Het schrijven en uitleggen van informatieplanning in gewone mensentaal bleek best een opgave, maar het is wel gelukt. We zijn nu beter in staat met elkaar het juiste gesprek te voeren.”
Het informatieplan 2012 bood JOS een informatiebeleid, een overzicht van de belangrijkste ontwikkelingen en een projectportfolio voor de komende jaren. Ook gaf het inzicht in hoe we informatiebeleid kunnen gebruiken bij het bepalen van mogelijke ICT-oplossingen bij de ontwikkelingen. Frank: “Het praktisch maken van informatiebeleid was voor mij een eyeopener. Net als het belang en de complexiteit van onze informatievoorziening. De aanbevelingen van M&I/Partners over de organisatie van het informatiemanagement, portfoliomanagement en het verbeteren van projectmatig werken maakten me duidelijk dat het verbeteren van de sturing op onze ICT meer voeten in aarde had dan ik vooraf dacht.”
Heeft JOS inmiddels grip op haar informatievoorziening? Frank: “Portfoliomanagement blijkt voor JOS een goed hulpmiddel om met elkaar het gesprek te voeren over de sturing op projecten. Wat voegt het project toe aan het geheel? Wat kunnen we tegelijkertijd aan? En het helpt ons ook om tijdig in te grijpen om projecten beter te laten verlopen. Ook heeft het informatiebeleid en het werken onder architectuur een plek gekregen in het definiëren van projecten en de projectuitvoering”.
Inmiddels heeft JOS een interne informatiemanager aangesteld. Frank: “Het was voor JOS pionieren. Het sturen van en denken over de informatievoorziening moest van de grond af worden opgezet. Er is samen met M&I/Partners een goede basis gelegd. We hebben goede stappen gezet in informatieplanning, portfoliomanagement en het verbeteren van projectmatig werken. Het leeft onder de direct betrokkenen en de uitdaging ligt nu in de slag naar de rest van de organisatie. JOS mag nog scherper positie kiezen en kan nog stappen zetten in het verder expliciteren van rollen en verantwoordelijkheden. De tijd van ‘even snel een projectje opzetten’ is voor JOS voorbij. Het kan wel snel, maar het kan niet meer los van de rest van de informatievoorziening. Al blijven er altijd uitzonderingen nodig om de regel te bevestigen”.
| |
 |
|
|
 | | Frank van der Post, hoofd Mensen en Middelen van dienst JOS (gemeente Rotterdam) |
|
|
Meer informatie over dit project: Bob Hotho
| |
 |
|
